AZUBIT Annika | Würzburg

Meine Aufgaben im Projektbüro Würzburg.

Ich befinde mich seit circa einem Jahr auf der „Zwischenstation“ in meiner Ausbildungszeit: das Projektbüro. Über dieses Team werden Aufträge abgewickelt, die mit einer Dienstleistung verbunden sind. Hier erfahrt ihr, welche Rolle ich dabei spiele.

Erhält unser Vertrieb eine Anfrage mit Dienstleistung, bekommen wir die Aufgabe einen Techniker zu suchen, der diese Dienstleistung umsetzen kann. Im Idealfall haben wir einen eigenen Fachmann bei uns im IT-Systemhaus. Dieser Techniker erstellt dann anhand der Vorgaben aus dem Vertrieb eine Leistungsbeschreibung, die unter anderem einen geschätzten zeitlichen Aufwand beinhaltet. Über diese Schätzung (in Stunden oder Tagen) und dem dazugehörigen Stunden- bzw. Tagessatz für den Dienstleister, liefern wir dem Vertrieb die Vorgabe zur Angebotserstellung.

Sobald der Kunde das Angebot angenommen hat, erhalten wir vom Vertrieb eine Mail mit der dazugehörigen Auftragsnummer aus unserem Warenwirtschaftsprogramm „Microsoft Dynamics“, über das sich ab diesem Zeitpunkt für unser Team alles abbilden lässt. Aus diesem Auftrag, der alle Informationen beinhaltet, die unser Techniker geliefert hat, können wir eine Aufgabe erstellen, mit der im Haus nur das Projektbüro arbeitet. Ab jetzt bin ich gefordert, nach Rücksprache mit dem Techniker Termine mit dem Kunden abzustimmen, die ich dann in diese Aufgabe eintrage. Der Techniker findet seine Termine in seinem Terminkalender, da sie automatisch übertragen werden.

Wenn die Termine abgehandelt wurden, erhalten wir vom Dienstleister Rückmeldungen über die tatsächlichen Zeiten, die er für den Kunden gearbeitet hat. Diese Rückmeldungen erhalten wir auch wieder direkt in unserem Warenwirtschaftssystem und können sie nach Prüfung (anhand eines Dienstleistungsnachweises, den Techniker und Kunde unterschreiben müssen) und Überarbeitung direkt in die Aufgabe übernehmen.

Sobald keine Termine mehr offen sind, können wir den Vertrieb beauftragen, die tatsächliche Leistung vom Techniker in Rechnung zu stellen.

Somit ist der Auftrag für unser Projektbüro abgeschlossen.

Bei kleineren Projekten kann ich die oben beschriebenen Tätigkeiten von der Aufgabenerstellung bis zur Abrechnung schon selber erledigen, was einen richtig stolz macht.

Viele Grüße,

Annika.

Aufgabe in Navision

Aufgabe in Navision: links die Daten über den Kunden, rechts unsere Terminplanung und der Dienstleistername, unten der abgeschätzte Aufwand.

 

 

 

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